Создание системы регистрации документов на предприятии

Процесс создания системы регистрации на предприятии является одной из составляющих делопроизводства. Для того чтобы была организована именно качественная система регистрации документов, необходимо ответить на некоторое количество вопросов:



  1. Кто из руководителей предприятия будет обладать полномочиями, которые дадут право на подписание исходящих документов?


а) вся исходящая корреспонденция будет подписываться только руководителем предприятия;

б) вся исходящая корреспонденция будет подписываться руководителем предприятия, а также заместителем руководителя, основываясь на предоставленную им компетенцию;

в) вся исходящая корреспонденция подписывается руководителем предприятия, заместителями руководителя, а также руководителями структурных подразделений.

2. Кто из руководства организации может считаться первой инстанцией рассмотрения входящей корреспонденции?

а) вся поступающая корреспонденция рассматривается руководителем предприятия и, естественно, только он должен выносить резолюции, которые будут определять дальнейшее движение документов;

б) поступающая корреспонденция рассматривается не только руководителем предприятия, но также и его заместителями, которые компетентны в решении этого вопроса;

в) поступающая корреспонденция рассматривается не только руководителем предприятия и его заместителями, но также руководителями подразделений, естественно только по тем вопросам, по которым они могут принимать самостоятельные решения.

Если право подписания документов возложено только на руководителя предприятия или на руководителя и его заместителей, то регистрация документов должна осуществляться посредством службы делопроизводства. Если такое право имеют также руководители структурных подразделений, то регистрация может происходить в двух вариантах: а) регистрация осуществляется в службе делопроизводства; б) регистрация документов, которые проходят через руководство, осуществляется службой делопроизводства, а документы, которые адресованы в подразделения, регистрируются только непосредственно в подразделениях. Таким вариантом регистрации, как правило, пользуются в крупных организациях, а также в территориально обособленных подразделениях организации.

Во время строения системы делопроизводства, огромное значение имеет форма регистрации документов: традиционная (использование журналов или картотек) или автоматизированная (на основе компьютерных технологий). Конечно, сегодня далеко не все предприятия могут приобрести специализированную автоматизированную систему, но при этом совершенно любая служба делопроизводства может заменить обыкновенные бумажные носители на использование электронного журнала, который по свои особенностям, является более гибким инструментом в процессе поиска необходимых документов, а также во время ведения справочной работы или контроля над исполнением документов.

Создавая систему регистрации, необходимо обязательно продумать, как будет выглядеть структура регистрационного номера документа. Лучше всего, если номер будет состоять не только из порядкового номера, но также будет содержать определенный код, при помощи которого можно осуществлять движение документа в процессе исполнения или подготовки. Такие коды могут показывать: коды подразделений, коды должностных лиц и. т.д.

К примеру, регистрационный номер входящего документа выглядит следующим образом - 233/02-13. что в свою очередь можно расшифровать следующим образом: 233 - порядковый номер поступления документа, 02 - код, принадлежащий генеральному директору, 13 - код подразделения-исполнителя. Порядковый номер документа от других составляющих номера отделяют при помощи косой черты. Также регистрационный номер документа может состоять и из других кодов, таких, как примеру, индекс того дела по номенклатуре, в которое документ поступит на хранение после исполнения.



  • Занимаясь организацией регистрации документов, необходимо обязательно учитывать следующие положения:

  • Регистрация документов осуществляется на основе массивных документов: входящие документы - 1 массив, исходящие - 2 массив, внутренние - 3;

  • Регистрация документов осуществляется следующим образом: входящие регистрируются в день поступления, а исходящие - в день отправки документа;

  • Необходимо доводить полученные документы до исполнителей в тот же день, когда они были получены, либо на следующий день, но не позднее этого времени;

  • Регистрацию исходящих документов необходимо производить в день их подписания, либо, в крайнем случае, на следующий день.


  •  Литература
  •  Программы
  •  Поиск
  • Форум